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500人大型會(huì)議活動(dòng)全流程執(zhí)行指南|專(zhuān)業(yè)會(huì)議策劃執(zhí)行公司建議

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一場(chǎng)500人的會(huì)議活動(dòng)如何開(kāi)展工作呢?下面帶你一起探討一下吧

一、前期籌備:系統(tǒng)性規(guī)劃奠定成功基礎(chǔ)

   場(chǎng)地勘測(cè)與動(dòng)線模擬

  優(yōu)先選擇1000㎡以上無(wú)柱宴會(huì)廳,確保容納500人課桌/劇院式布局。

                 專(zhuān)業(yè)活動(dòng)公司 會(huì)場(chǎng)搭建三維效果圖 ,重點(diǎn)標(biāo)注:主舞臺(tái)(寬度25m*6m)、LED屏幕尺寸25*5m,簽到區(qū)、項(xiàng)目展示區(qū)、互動(dòng)區(qū)、合影區(qū)、指引系統(tǒng)等規(guī)劃


二、會(huì)場(chǎng)搭建規(guī)劃:科學(xué)分區(qū)提升參會(huì)體驗(yàn)

四大功能區(qū)設(shè)計(jì)要點(diǎn):

1.簽到處:人臉照片簽到+電子簽到屏+指引立牌 簽到背景

2.主會(huì)場(chǎng):大型舞臺(tái)(高度60cm 25米長(zhǎng))+雙側(cè)側(cè)屏、可以大氣展示會(huì)議的課件內(nèi)容與直播畫(huà)面、燈光音響的效果規(guī)劃

3.分會(huì)場(chǎng):獨(dú)立會(huì)議室,同聲傳譯,多會(huì)場(chǎng)聯(lián)動(dòng)

4.互動(dòng)區(qū):品牌展示背景板、合影區(qū)互動(dòng)、茶歇休閑 可以讓嘉賓更好的停留觀看展板內(nèi)容信息

搭建避坑指南: 提前12小時(shí)進(jìn)場(chǎng)搭建,預(yù)留會(huì)場(chǎng)AV設(shè)備調(diào)試時(shí)間、流程彩排時(shí)間,確保會(huì)議的順利


三、會(huì)議流程儀式設(shè)計(jì):制造高傳播記憶點(diǎn)

08:00-09:00 嘉賓簽到(設(shè)置快速通道服務(wù)VIP嘉賓)

 09:00-09:10 開(kāi)場(chǎng)燈光秀+主持人暖場(chǎng)(植入品牌slogan語(yǔ)音)

 09:10-09:30 主辦方致辭+行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)講話(安排提詞器及禮儀引導(dǎo))

 09:30-10:30 主題演講(每環(huán)節(jié)設(shè)置二維碼掃碼下載資料) 

 10:30-10:50 茶歇交流(搭配品牌宣傳片循環(huán)播放)

 10:50-12:00 圓桌論壇(采用辯論式舞臺(tái)布局增強(qiáng)互動(dòng))

 12:00 合影留念(定制LOGO地貼引導(dǎo)站位)

四、執(zhí)行保障:嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)打造“零失誤”會(huì)議

全流程管控:專(zhuān)業(yè)的會(huì)議策劃執(zhí)行團(tuán)隊(duì)?wèi){借多年會(huì)議經(jīng)驗(yàn)可以很好的把控活動(dòng)流程,每個(gè)流程的細(xì)節(jié)注意到位,確保零失誤


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